Lagezentrum

Der Situation Room

Damit Betriebsunterbrechungen durch einen Cut-Over so kurz wie möglich gehalten werden, ist gute Planung unumgänglich. Und ein guter Plan ist nicht mal die Hälfte wert, wenn er nicht stringent abgearbeitet wird. Kommt hinzu, dass bei einem Cut-Over oft Tätigkeiten strikt in der vorgesehenen Reihenfolge von verschiedenen Spezialisten abgearbeitet werden müssen. Das erfordert gute und Missverständnis-freie Koordination. Auch kleine Fehler können erhebliche Schäden verursachen.

Die Durchführung eines Cut-Overs will also gut gesteuert werden. Hierfür sollte ein Leitstand oder Lagezentrum eingerichtet werden. Ein Cut-Over ist eine Ausnahmesituation, die mit normalen Betriebsstrukturen meistens nicht adäquat gesteuert werden kann. Dies gilt bereits für einen reibungslos verlaufenden Cut-Over, vor allem aber für Umstellungen, in denen nicht vorhergesehene Probleme zu bewältigen sind.

Laufen Dinge nicht wie geplant, müssen Entscheidungen getroffen oder herbeigeführt werden. Das Management oder die betroffenen Kunden wollen informiert sein, Tasks Forces müssen aufgesetzt und koordiniert werden. Abläufe müssen neu terminiert werden, rufbereite Spezialisten müssen passgenau aktiviert und eingesetzt werden.

Bei Schwierigkeiten muss das Lagezentrum souverän alle Fäden in der Hand behalten; Unsicherheit oder unkoordinierte Arbeiten verzögern die Rückkehr zum geplanten Vorgehen und gefährden das Cut-Over-Ziel. Störungen bei einem Cut-Over können die Nervosität bei allen Beteiligten schnell eskalieren lassen.

Optimale Besetzung

Der Leitstand sollte so besetzt sein, dass auch in hektischen Sondersituationen die Leitstands-Crew stets koordiniert arbeitet und nach außen auch so wirkt. Als günstig hat sich eine Besatzung von max. drei Mitarbeitern je Schicht bewährt. Ist die Crew größer, braucht es bereits im Leitstand eine aktive Koordination, damit der Leitstand nicht unkoordiniert wirkt.

Zu Dritt kann man in Sicht- und Hörweite voneinander sitzen. Nur so bekommt man zuverlässig mit, dass ein Telefonat vom Kollegen einen unruhigen Verlauf nimmt – und kann dies ggf. beim eigenen Telefonat berücksichtigen.

Ein Mitarbeiter übernimmt jeweils die Rolle des Dispatchers, nimmt also Fertigmeldungen entgegen und stößt Folgearbeiten an. Der oder die weiteren Mitarbeiter im Leitstand adjustieren den Plan, kümmern sich um die Kommunikation und dokumentieren Verfälle. Die Crew sollte so dimensioniert sein, dass sie bei planmäßigem Verlauf nicht bereits ausgelastet ist. Andernfalls bedeutet jede Abweichung vom Plan potentiell eine Überforderung des Leitstandes. Drei Mitarbeiter scheinen ideal.

Kompetenzen

Nur der Leitstand kommuniziert nach außen. Werden Taskforces notwendig, arbeiten diese zwar entkoppelt vom Leitstand, berichten aber ausschließlich an ihn.

Aufforderungen zum Start von Aktivitäten kommen ausschließlich vom Leitstand. Dies gilt für ruhige und planvolle Cut-Over genauso wie für Krisensituationen, in denen das Management zur Lösungs- und Entscheidungsfindung eingebunden wird.

Natürlich hat eine Entscheidung und Weisung eines Vorstandes formell unmittelbare Wirkung und bedeutet mehr als die Ansage einer Leitstands-Crew. Der Leitstand kann jedoch nicht koordiniert handeln, wenn an ihm vorbei entschieden und gesteuert wird.

Es sollte deshalb im Vorfeld des Cut-Overs auch mit dem Management festgelegt werden, dass jede Entscheidung während des Cut-Overs ausschließlich über den Leitstand geht und für die Aktiven nur dieser weisungsbefugt ist (–> Klare Verhältnisse).